Notaires

Le notaire est tenu de résider dans le ressort la Cour d’Appel. Si le notaire fixe sa résidence hors du dit ressort, il est réputé démissionnaire.

Les notaires titulaires d’un office peuvent, sur autorisation du Garde des Sceaux, Ministre de la Justice, se grouper et exercer leurs fonctions sous la
forme d’une société civile professionnelle. Dès lors, chaque notaire prend le titre de notaire associé.

Les offices de notaire sont placés sous la tutelle du Ministère de la Justice. Les notaires titulaires et les notaires associés sont placés sous l’autorité du Garde des Sceaux, Ministre de la Justice et sous la surveillance des Procureurs Généraux
près les Cours d’Appel et sous le contrôle du Secrétariat Général à la Justice.

Selon la loi, lorsque le nombre des notaires titulaires d’un office ou des notaires associés atteindra le chiffre de vingt (20) en République du Congo, ceux-ci pourront s’organiser en une Chambre Nationale des notaires dont les modalités d’organisation et de fonctionnement seront fixées par décret pris en Conseil des Ministres.

S’agissant du fonctionnement, outre les actes que la loi assujettit impérativement à la forme authentique, les actes portant mutation d’immeubles ou de droits immobiliers, les cessions d’actions nominatives au des parts de sociétés, les baux ruraux, les baux commerciaux, les gérances de fonds de commerce ou d’établissements industriels peuvent être dressés soit en la forme sous seing privé, soit sous forme authentique. Les actes ainsi établis en la forme sous seing privé doivent, pour leur publicité et pour l’accomplissement de la formalité de l’enregistrement, être déposés au rang des minutes de l’office d’un notaire.

Les actes constitutifs ou modificatifs des sociétés commerciales privées doivent être constatés à peine de nullité par acte authentique et les numéraires provenant de ces opérations, déposés entre les mains du notaire rédacteur de l’acte, ou dans un établissement bancaire agréé.

Les actes notariés font foi de leurs énonciations jusqu’à inscription de faux. Ils sont exécutoires sur toute l’étendue du territoire national.

Les actes notariés sont, sous la responsabilité du notaire, établis suivant les modalités qui doivent être déterminées par décret du Premier Ministre. Les actes notariés contiennent des mentions et des énonciations fixées par arrêté du Garde des Sceaux, Ministre de la Justice.

Les notaires sont tenus de garder les minutes de tous les actes qu’ils reçoivent à l’exception des actes reçus en brevet.

Le droit de délivrer des grosses et expéditions n’appartient qu’au notaire possesseur de la minute. Néanmoins tout notaire peut délivrer copie de l’acte qui
lui a été déposé pour minute.

Les notaires ne peuvent se dessaisir d’aucune minute si ce n’est dans les cas prévus par la loi et en vertu d’un jugement. Avant de se dessaisir de la minute, ils en dressent et signent une copie figurée qui, après avoir été certifiée par le Président du Tribunal de grande instance de leur résidence, est substituée à la minute dont elle tient lieu jusqu’à réintégration.

Les notaires ne peuvent également sans une ordonnance du même magistrat délivrer expédition ni donner connaissance des actes à d’autres qu’aux parties
contractantes ou à leurs héritiers. Toutefois, ils peuvent délivrer photocopie desdits actes à leurs confrères sur réquisitions de ces derniers.

Les grosses, seules, sont délivrées en forme exécutoire, elles sont intitulées et terminées dans les mêmes termes que les jugements des Tribunaux.

Il est fait mention, sur la minute, de la délivrance de la première grosse faite à chacune des parties intéressées. 11 ne pourra en être délivrée d’autres sans une ordonnance du Président du Tribunal de grande instance du ressort.

Les notaires tiennent répertoire de tous les actes qu’ils reçoivent. Ces répertoires contiennent des mentions et des énonciations qui sont déterminées par arrêté du Garde des Sceaux, Ministre de la Justice.

Les répertoires sont visés, côtés et paraphés par le Président du Tribunal de grande instance de la résidence du notaire ou à son défaut, par un juge dudit Tribunal désigné par le Président.

Les notaires doivent, en outre tenir un registre particulier gui sera visé, côté et paraphé, comme il est dit pour le répertoire en l’article précédent, et sur lequel ils inscrivent, à la date du dépôt, les noms, prénoms, profession, domicile et lieu de naissance des personnes qui leur remettront un testament olographe.
Ce registre ne fera aucune mention de la teneur du testament déposé.

Si à l’époque où ils auront connaissance du décès de la personne dont le testament olographe aura été déposé en leur étude, aucune partie ne se présente pour requérir l’application de l’article 69 du Code de la Famille, les notaires doivent remettre ce testament au Président du Tribunal d’instance du lieu d’ouverture de la succession, après en avoir avisé le Parquet.

Chaque notaire doit tenir une comptabilité destinée spécialement à constater les recettes et les dépenses de toute natures effectués pour le compte de ses clients. A cet effet, il doit tenir un livre journal, un livre des frais d’actes, un grand livre des espèces, un livre de dépôt des titres et valeurs dont le modèle, les mentions et énonciations seront fixés par un arrêté du Garde des Sceaux, Ministre de la Justice.

Le Procureur Général près la Cour d’Appel est chargée de vérifier si la comptabilité des notaires est régulière el si la situation de leur compte en banque est conforme aux énonciations des registres. Pour exercer son contrôle, il peut déléguer ses substituts généraux, les Procureurs de la République ou leurs substituts.

Le Procureur Général ou le Magistrat délégué par lui doit, une fois chaque semestre, procéder à la vérification de chaque office de son ressort.

Le Procureur Général ou le Magistrat délégué ont le droit de se faire présenter par le notaire, toute réquisition, les registres de la comptabilité et les actes qui ont pu être faits à l’occasion d’un dépôt.

Le Magistrat vérificateur peut se faire assister d’un agent de l’administration de l’enregistrement pour la vérification de la comptabilité notariale au point de vue technique. Il appose son visa sut les registres avec l’indication du jour de la vérification. Le Magistrat délégué transmet sans délai au Procureur Général le compte rendu des opérations constatant les résultats de sa vérification accompagné de son avis motivé.

Les notaires ne peuvent conserver pendant plus de 90 jours les sommes qu’ils détiennent pour le compte d’un tiers à quelque titre que ce soit. Lesdites sommes doivent être déposées dans un compte client de l’office prévu à cet effet dans une Banque.

Lorsque l’original d’un acte authentique ou sous seing privé aura été détruit soit par suite de fait de guerre en tous lieux, soit par suite d’un sinistre chez un officier public ou dans un service public, les parties intéressées pourront en poursuivre la reconstitution devant le Tribunal compétent. La procédure sera sommaire. Le jugement sera rendu sur requête. Il pourra opérer la reconstitution partielle de l’acte dans le cas où la preuve de certaines clauses, valables par elles-mêmes sera seule rapportée. Il sera susceptible de tierce opposition.

Du point de vue de leur statut, les notaires sont des officiers publies établis pour recevoir tous les actes et contrats auxquels les parties doivent ou veulent faire donner le caractère d’authenticité attaché aux actes de l’autorité publique et pour en assurer la date, en conserver le dépôt, en délivrer des grosses et expéditions. Ils exercent leur office à titre libéral, sous la tutelle du Ministre de la Justice, Garde des Sceaux.

Les notaires sont tenus de prêter leurs services lorsqu’ils en sont requis, à moins que les conventions qui leur sont soumises ne soient contraires aux lois et règlement en vigueur.

Les notaires éclairent de leurs conseils les parties de manière à mettre les conventions de ces dernières en harmonie avec les lois qui doivent les régir et en assurer l’exécution. Ils instruisent également les parties de l’étendue de leurs obligations et droits respectifs, leur expliquent tous les effets et engagements auxquels elles se soumettent, leur indiquent enfin les précautions et moyens que la loi exige ou fournit pour garantir l’exécution de leur volonté.

Avant d’entrer en fonctions les notaires prêtent à l’audience de la Cour d’Appel, le serment suivant :

” Je jure de remplir mes fonctions avec exactitude et probité et d’observer scrupuleusement la règle du secret professionnel”.

Ils doivent également déposer au greffe de la Cour d’appel leur signature et
leur paraphe.

Avant d’entrer en fonction le notaire doit s’acquitter de l’obligation de souscrire une assurance de responsabilité professionnelle.

A propose de la discipline, il est interdit à tout notaire d’exercer une autre fonction publique. Lorsque le notaire exerce à titre professionnel une activité privée lucrative qui n’est pas incompatible avec ses fonctions, déclaration doit en être faite par lui au Ministère de la Justice. Cette interdiction ne s’applique pas à la production d’œuvres scientifiques, littéraires ou artistiques ni aux tâches d’enseignement ou de formation.

Lorsque le conjoint d’un notaire exerce à titre professionnel une activité privée lucrative, déclaration doit en être faite par lui au Ministère de la Justice.

Il est également interdit aux notaires, soit par eux-mêmes, soit par personnes interposées, soit directement, soit indirectement :

• de se livrer à la spéculation de bourse ou à l’opération de commerce, banque, escompte ou courtage ;
• de s’immiscer dans l’administration d’une société ou entreprise de commerce ou d’industrie ;
• de faire à titre personnel des spéculations relatives à l’acquisition et la revente des immeubles, à la cession des créances, droits successifs. actions industrielles et autres droits incorporels ;
• de s’intéresser à une affaire pour laquelle ils prêtent leur ministère ;
• de recevoir ou conserver des fonds à charge d’en servir l’intérêt ;
• de se constituer garants ou cautions à quelque titre que ce soit, des prêts à la négociation desquels ils auraient participé, comme aussi de
  ceux dont les actes seraient dressés par eux ou avec leur participation ;
• de se servir de prête – nom en aucune circonstance même pour des actes autres que ceux désignés ci-dessus ;
• de contracter pour leur propre compte un emprunt par souscription de billet sous seing privé ;
• d’employer même temporairement les sommes ou valeurs dont ils sont constitués détenteur à un titre quelconque, à un usage auquel ils ne sont pas destinés ;
• de négocier, de rédiger, de faire signer des billets ou reconnaissances sous seings privés et de s’immiscer de quelque manière que ce soit dans la négociation, l’établissement ou la prorogation de tel billet ou reconnaissance ;

Sans préjudice des sanctions pénales prévues par la législation en vigueur, il est interdit aux notaires de réclamer ou de percevoir aucune somme en dehors des taxes et des débours prévus par la réglementation, sous peine de sanctions disciplinaires.

Le notaire ne peut négocier des prêts qu’en la forme authentique et qu’assortis d’une sûreté réelle.

Les notaires ne peuvent recevoir des actes dans lesquels leurs parents ou alliés en ligne collatérale jusqu’au degré d’oncle ou de neveu inclusivement se- raient parties, ou qui contiendraient quelque disposition en leur faveur. Par ailleurs, deux notaires parents ou alliés au degré prohibé ne peuvent concourir aux mêmes actes, de même, les collaborateurs des notaires ne peuvent être témoins.

Les notaires qui contreviendront aux dispositions des articles 26, 27, 28 et 30 de la loi n° 017/89 du 29 septembre 1989 portant institution du Notariat, s’exposeront, selon la gravité de la faute commise, aux sanctions prévues à l’article 33 de la même loi et exposées supra.

Les atteintes aux dispositions de la présente loi n° 017/89 du 29 septembre 1989 portant institution du Notariat, ainsi que les autres violations à la discipline sont poursuivies, alors même qu’il n’y aurait aucune partie plaignante par le Procureur Général près la Cour d’Appel.

Les poursuites judiciaires tendant à la condamnation du notaire à une amende ou à des dommages intérêts, sont portées devant la juridiction du lieu où il exerce ses
fonctions.

Les sanctions disciplinaires sont :

• Le rappel à l’ordre ;
• L’avertissement ;
• La censure ;
• Le blâme ;
• La suspension ;
• Le remplacement pour défaut de résidence ;
• La destitution.

Le Procureur Général près la Cour d’Appel adresse aux notaires tous avertissements utiles. Il prononce le rappel à l’ordre et la censure.

En tout état de cause, le notaire doit être préalablement entendu.

A l’égard des autres sanctions, le Procureur Général entend le notaire puis adresse l’entier dossier de la procédure avec son avis motivé au Garde des Sceaux, Ministre de la Justice qui prononce la sanction par arrêté. Le notaire en cause peut se faire assister d’un défenseur de son choix.

Tout notaire suspendu, remplacé ou destitué doit, aussitôt après la notification qui lui a été faite de sa suspension, de son remplacement ou de sa destitution, cesser l’exercice de ses fonctions sous peine de tous dommages intérêts et des autres condamnations prévues par les lois contre tout agent suspendu ou destitué qui continue l’exercice de ses fonctions.

Le notaire suspendu de ses fonctions ne peut les reprendre sous les mêmes peines qu’après la cessation du temps de la suspension.

Les arrêtés prononçant suspension, remplacement ou destitution ordonneront le dépôt des minutes et archives du notaire soit au greffe du Tribunal de grande instance soit chez un notaire.

Le Procureur de la République près le Tribunal de grande instance est chargé de
veiller à ce que les remises ainsi ordonnées soient effectuées. Il y fait procéder d’office si c’est nécessaire.

Dans tous les cas, il est dressé un état sommaire des minutes remises. Celui qui les reçoit en donne décharge au pied dudit état dont un double est déposé au greffe de la Cour d’Appel.

S’agissant de la nomination et de la cessation des fonctions de Notaire, nul ne peut être nommé notaire s’il ne remplit les conditions suivantes :

• être de nationalité Congolaise ;
• jouir de droits civils et politiques ;
• être âgé de 25 ans révolus ;
• n’avoir subi aucune condamnation pour des faits contraires à l’honneur, à la probité ou aux bonnes mœurs, ou n’avoir été ni déclaré en faillite, ni mis en état de liquidation judiciaire, ne pas être ancien officier public destitué, avocat destitué du barreau, fonctionnaire révoqué par mesure disciplinaire pour faute contraire il l’honneur, la probité ou aux bonnes mœurs ;
• être titulaire d’un diplôme de notaire ; ou titulaire de la maîtrise en droit assortie d’un diplôme notarial de spécialité plus deux ans de stage ; ou titulaire de la licence en droit et avoir accornpli trois ans de stage dans un office de notaire ; ou Greffier en Chef avec au moins cinq ans de pratique professionnelle en tant que responsable d’un greffe et justifiant d’une pratique notariale.

Pourront être admis aux fonctions de notaire :

• Les Avocats ;
• Les Magistrats ;
• Les Greffiers en Chef justifiant de cinq années de fonction dans les greffes.

Ils sont soumis à un stage de six mois.

Le notaire en exercice n’aura besoin d’aucune nouvelle justification pour être nommé titulaire d’un office après sa démission de l’office dont il est titulaire.

L’examen professionnel de premier clerc est subi devant un jury dont la composition et les conditions de fonctionnement seront déterminées par arrêté du Garde des Sceaux, Ministre de la Justice.

Les candidats à un office sont nommés notaires par arrêté du Garde des Sceaux, Ministre de la Justice. Les notaires titulaires d’un office n’ont pas le droit de présenter de successeur.

Les notaires qui se trouvent dans l’impossibilité de continuer leurs fonctions par suite de maladie, blessure ou infirmité dûment établies peuvent être remplacés après avis conforme d’une commission spéciale qui comprendra, sous la présidence du représentant du Garde des Sceaux, Ministre de la Justice :

• le Procureur Général près la Cour d’Appel ;
• un fonctionnaire représentant le Ministre des Finances ;
• un médecin désigné par le Ministre de la Santé ;
• un notaire désigné par ses pairs.

Les demandes en réhabilitation ne peuvent être formées qu’après un délai de trois ans à partir du jour de cessation des fonctions.

L’intéressé a le droit de prendre connaissance de son dossier et de faire entendre par la commission un médecin de son choix. Il peut présenter des observations écrites.

Outre les cas visés aux articles précédents, la cessation des fonctions de notaire titulaire d’un office résulte :

• de la démission acceptée ou constatée ;
• du décès ;
• de la destitution.

Lorsque par suite de la cessation de fonctions d’un des notaires d’une société civile professionnelle titulaire d’un office il reste un seul notaire en exercice, ladite société se trouve dissoute de plein droit el le notaire restant prend le litre de notaire.

Les notaires sont tenus d’exercer leur service avec la probité la plus scrupuleuse et la plus grande diligence sous peine d’engager leur responsabilité tant civile que pénale.

Les parties sont libres de choisir leur notaire pour la réception des actes qui les concernent.

Lorsque deux notaires titulaires d’un office et résidant dans le même ressort sont saisi, la garde de la minute appartient au notaire représentant la plus grande somme d’intérêt, la minute appartient au notaire le plus ancien. En cas d’égalité d’intérêts, la minute appartient au notaire le plus ancien. En cas de cession de droit, la minute appartient au notaire de l’acquéreur.

• Le notaire qui garde la minute est le notaire en premier ; il est nommé le premier dans l’acte. L’autre notaire est le notaire second.
• En aucun cas les parties n’ont à connaître les difficultés entre notaire notamment de celles relatives à “attribution de la minute, à la réception de l’acte ou partage des émoluments.

Les notaires doivent enregistrer dans les délais fixés par la loi et acquitter les frais des acres passés devant eux. Ils sont tenus de faire publier, et ce, indépendamment de la volonté des parties les actes dressés par eux ou avec leur concours.

Tout retard est passible d’une amende immédiatement exigible dans les limites prévues au Code Général des Impôts.

Les notaires doivent pour la réception des droits dus à l’Etat et pour le paiement de leurs émoluments, demander à leurs clients le versement d’une provision suffisante. Les notaires ne doivent réclamer ni recevoir d’autres droits et émoluments que ceux fixés par la réglementation en vigueur.

Les clercs de notaire sont inscrits sur un registre de stage côté et paraphé par le Président de la Cour d’Appel déposé au Secrétariat Général à la Justice. L’inscription est opérée par le Secrétaire Général à la Justice.

Pour être inscrit, le postulant doit justifier qu’il est âgé de dix-huit (18) ans accomplis et produire une attestation délivrée par le notaire chez lequel il travaille et qui constatera le grade occupé. Ces pièces sont remises par lui au Secrétaire Général à la Justice dans les trois (3) mois de leur délivrance : l’acte de naissance y est joint.

Les demandes d’inscriptions seront adressées au Secrétariat Général à la Justice.

Toutes les pièces produites pour la prise d’inscription restent déposées aux archives du Secrétariat Général à la Justice.

Les inscriptions sont signées par le Secrétaire Général à la Justice, par l’intéressé, auquel est délivré un récépissé.

Aucun aspirant au notariat ne pourra être admis à prendre l’inscription de premier clerc s’il n’est âgé de vingt et un (2l) ans, s’il n’a accompli trois (3) années effectives de stage dans une étude de notaire et n’a pas préalablement subi avec succès l’examen d’aptitude aux fonctions de premier clerc prévu à la loi.

Le titre de premier clerc est attribué par arrêté du Garde des Sceaux Ministre de la Justice. Ce titre ne peut être conféré à plus de deux clercs dans chaque office de notaire.

Les inscriptions de stage, les mutations de grade dans un même office ou d’un office à l’autre ne seront reçues par le Secrétaire Général à la Justice que sur autorisation du Procureur Général près la Cour d’Appel devant laquelle devra se pourvoir l’aspirant au notariat par un arrêté accompagnée de pièces exigées par la loi.

Le Procureur Général près la Cour d’Appel exerce une surveillance générale sur la conduite de tous aspirants du ressort et pourra, suivant les circonstances, après avoir entendu les clercs intéressés et le notaire chez lequel ils travailleront, prononcer contre eux, soit le rappel à l’ordre, soit la censure, soit enfin la suspension du stage pendant un temps déterminé qui ne pourra excéder une année.

En cas de congé d’un notaire, son intérimaire sera désigné par lui-même et notification sera faite au Garde des Sceaux, Ministre de la Justice.

Le Congé des notaires de plus d’un mois seront délivrés par le Garde des Sceaux, Ministre de la Justice.

Cet intérimaire présenté par le notaire, doit justifier des conditions d’âge de capacité et de moralité exigées des notaires. Il exerce sous la responsabilité du titulaire et sous garantie de son assurance.

En cas d’absence, ou en cas d’empêchement nécessitant une gestion provisoire pendant une période continue et de longue durée les notaires sont, à défaut d’intérimaire présenté dans les conditions stipulées dans la loi, 

Cette désignation est faite par arrêté du Garde des Sceaux, le Ministre de la Justice.

Quelle que soit la durée prévue du remplacement, la gestion du premier clerc remplaçant prend fin après que le titulaire eût repris la direction de l’office, ou qu’il ait fait agréer un intérimaire remplissant les conditions voulues pour pouvoir le remplacer. La reprise des fonctions du titulaire est constatée par une déclaration au Greffe. JI en est de même de la prise de l’onctions de l’intérimaire admis à remplacer le titulaire.

Dans le cas de gestion provisoire ci-dessus prévue, le premier clerc a droit à la moitié des émoluments el honoraires alloués aux notaires par les tarifs, après déduction des frais généraux de l’office. Ces frais, en cas d’insuffisance de revenus, devront être supportés par le notaire titulaire auquel appartiendra l’autre moitié, l’assurance garantissant toujours la gestion du remplaçant.

En cas de cessation de fonction, pour l’une des raisons énumérées dans la loi ou par suite de suspension, le Garde des Sceaux, Ministre de la Justice désigne un intérimaire lequel peut-être le premier clerc qui recevra provisoirement les actes.

Les conclusions des notaires seront, à la réquisition du Ministère Public, lues à l’audience et transcrites sur un registre du Greffe à ce destiné.

Lorsqu’un premier clerc sera notamment empêché dans les conditions indiquées ci-dessus, il sera également remplacé dans ses fonctions de notaire par une personne désignée par ordonnance du Président du tribunal de grande instance.

Immédiatement après le décès d’un notaire, les minutes et répertoires sont mis sous scellés par le Président du Tribunal de grande instance de la résidence du notaire et la garde des archives est assurée jusqu’à la désignation d’un intérimaire par la personne chargée provisoirement de recevoir les actes.

Les actes dressés par le notaire intérimaire ou le remplaçant momentané sont inscrits, à la date de leur réception sur le répertoire du titulaire et classés dans les minutes dans les 12 jours de leur date.

Par ailleurs, la loi a prévu des taxes, droits et frais afférents au notariat. Quiconque demande qu’il soit dressé un acte notarié ou en demande copie d’une manière générale, recourt au service du notaire pour une formalité quelconque ou bénéficie de ses diligences, paie un droit exigible d’avance dont le taux est fixé par arrêté du Garde des Sceaux, Ministre de la Justice.

Les sommes dues à des tiers et notamment les droits de timbres et d’enregistrement, les taxes hypothécaires, les honoraires des experts et des frais de publicité légalement obligatoires sont à la charge des parties.

Le notaire reçoit, pour le compte de l’Etat, les taxes et droits de toute nature à l’acquittement desquels sont tenues les parties. Il procède mensuellement au versement à la Section de Recouvrement des droits, amendes et redevances de la juridiction de leur résidence, des sommes ainsi perçues.

Il est interdit à tout notaire de réclamer, pour quelque cause que ce soit, une somme supérieure aux droits en vigueur sous peine de restitution des droits indûment perçus et de dommages-intérêts s’il y a lieu ; le tout sans préjudice de poursuites disciplinaires éventuelles.